دهه فجر انقلاب اسلامی فرخنده و گرامی باد
میز خدمت آنلاین مراجعین!

دبیرخانه

جناب آقای امیر غفاری تبار

 


 

شرح وظایف

  • ثبت و شماره‌گذاری کلیه نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، بخشنامه ها و... صادره و وارده بصورت سازمان یافته و استاندارد
  • تشکیل و نگهداری پرونده های اداری جاری و راکد و ارائه آن به مراجع ذیصلاح طبق درخواست
  • تفکیک و توزیع و ارسال نامه‌ها، بخشنامه‌ها و غیره حسب ارجاعات و ضوابط اداری
  • پیگیری و تعقیب مکاتبات از / به جهاد تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
  • ارسال پرونده ها و مستندات درخواست شده از/به واحدهای مربوط
  • حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
  • کنترل و نظارت بر عملکرد متصدیان امور دفتری و بایگانی در مجموعه جهاد
  • بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
  • ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
  • ساماندهی سیستم شماره‌گذاری، ثبت، کدینگ و بایگانی کلیه مدارک و مستندات و مکاتبات
  • کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در مجموعه جهاد
  • ساماندهی بایگانی جاری، راکد و معدوم نمودن سوابق پس از پایان دوره نگهداری طبق ضوابط
  • همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و دیگر واحدهای داخلی و خارجی جهاد دانشگاهی
  • همکاری و مشارکت در استانداردسازی و یکپارچه‌سازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونت‌ها و واحدهای جهاد دانشگاهی
  • استخراج و ارایه گزارش از مکاتبات وارده / صادره و وضعیت آنها به تفکیک واحدهای مختلف سازمانی و ارایه به مسئولین مربوطه
  • همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری در مجموعه جهاددانشگاهی
  • مدیریت خدمات تکثیر اسناد، مدارک، مکاتبات و گزارشات
  • همکاری و هماهنگی درخصوص انجام امور دبیرخانه محرمانه با حوزه دفتر ریاست
  • انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق
Template settings